Die Funktionen, für die eine Personensicherheitsprüfung eine Anstellungsvoraussetzung darstellt, sind in der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen vom 8. November 2023 (SR 128.31) und in deren Anhängen geregelt.
Bei Funktionen, für die keine Personensicherheitsprüfung erforderlich ist, können die Verwaltungseinheiten, im Einzelfall, wenn es die Funktion erfordert, vom Bewerber oder der Bewerberin einen Betreibungsregister- und einen Strafregisterauszug anfordern. Eine flächendeckende Pflicht zur Ablieferung eines Straf- oder Betreibungsregisterauszuges bei allen Angestellten wird aber kaum je berechtigt sein. Beim Einholen eines Straf- oder Betreibungsregisterauszuges handelt es sich um eine Erhebung von Daten. Ein Arbeitgeber darf immer nur diejenigen Daten erheben, die zur Eignungsabklärung eines Bewerbers in Bezug auf eine konkrete Arbeitsstelle beitragen. Bei der Besetzung von Kaderstellen oder von besonderen Vertrauens- oder Führungspositionen, bei denen ein guter Leumund unabdingbar ist (z.B. Vorbildfunktion von Vorgesetzten und Uniformierten, Repräsentationsaufgaben gegenüber der Öffentlichkeit etc.), kann es daher aufgrund der konkreten Umstände angezeigt sein, Straf- oder Betreibungsregisterauszüge zu verlangen. Es gilt jedoch in jedem Fall den Grundsatz der Verhältnismässigkeit zu berücksichtigen, insbesondere vor dem Hintergrund, dass es in der Schweiz nicht möglich ist, einen Strafregisterauszug nur für gewisse Straftaten (z.B. reduziert auf Vermögensdelikte oder Strassenverkehrsdelikte) anzufordern, sondern dass aus dem Strafregister stets sämtliche Vorstrafen ersichtlich sind.
Die Departemente können vorsehen, dass für bestimmte Funktionen keine entmündigten Personen angestellt werden.
Um zu prüfen, ob die Kandidaten bzw. die Angestellten die Anforderungen von bestimmten sicherheitsrelevanten Tätigkeiten erfüllen, sind medizinische Eignungstests unumgänglich. Die Durchführung einer medizinischen Untersuchung vor Abschluss des Arbeitsvertrags für nicht sicherheitsrelevante Funktionen ist nach wie vor möglich. Die vorliegende Bestimmung soll lediglich eine Prüfung bei nicht sicherheitsrelevanten Funktionen nach Vertragsabschluss ausschliessen. In den Arbeitsverträgen kann eine Vertragsklausel integriert werden: Das Nichtbestehen des Tests stellt einen Kündigungsgrund gemäss Artikel 10 Absatz 3 Buchstabe f BPG dar. Die Tests können entweder einmalig bei Beginn des Arbeitsverhältnisses oder wiederholt durchgeführt werden. Es ist bei sicherheitsrelevanten Funktionen auch möglich, die Tests nach Vertragsabschluss, aber vor Beginn des Arbeitsverhältnisses durchzuführen. Die Kosten sind von den Verwaltungseinheiten selber zu tragen. Wenn das Nichtbestehen des medizinischen Eignungstests zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses führt, kann in der Regel von einer unverschuldeten Auflösung ausgegangen werden. Aus diesem Grund kommen in diesen Fällen die Massnahmen von Artikel 19 BPG zur Anwendung.