Die Vorgesetzten führen mit ihren Mitarbeitenden im Rahmen des jährlichen Mitarbeitendengesprächs die Personalbeurteilung durch (Art. 15 Abs. 2 BPV). Das Mitarbeitendengespräch dient der Beurteilung der Leistung und des Verhaltens, der Personalentwicklung sowie der Überprüfung der Arbeits- und der Führungssituation (Art. 15 Abs. 3 BPV). Für die Beurteilung der Leistung und des Verhaltens ist in erster Linie die Erfüllung der Anforderungen gemäss der Stellenbeschreibung und des Verhaltenskodex für das Personal der Bundesverwaltung massgebend (Art. 16 BPV). Der neue Artikel definiert die obligatorischen Bestandteile der Stellenbeschreibung. Es handelt sich dabei um einen Mindestanspruch an die Stellenbeschreibung. Die Verwaltungseinheiten können weitere Kriterien in die Stellenbeschreibung aufnehmen (bspw. Planstellennummer, Gültigkeitsdatum usw.).
Die «Funktion» (Bst. a) beinhaltet auch die Wahrnehmung von Stellvertretungsaufgaben, inkl. der Stellvertretung gemäss Art. 52b BPV. Das Anforderungsprofil (Bst. d) beschreibt, welche Qualifikationen und Kompetenzen eine Person besitzen muss, um die Aufgaben der jeweiligen Funktion ausüben zu können. Das Anforderungsprofil geht über eine reine Aufzählung von Aufgaben hinaus und legt fest, welche Ausbildung, Berufserfahrung, Fachkenntnisse und Kompetenzen für die Ausübung der konkreten Funktion benötigt werden. Auch die erforderlichen Kompetenzen dienen als Grundlage für Beurteilungen und Weiterentwicklungen. Sie orientieren sich in der Regel am Kompetenzmodell der Bundesverwaltung (Link). Gestützt auf das Anforderungsprofil können Bewerberinnen und Bewerber gezielt ausgewählt und Angestellte später auch in ihrer Entwicklung unterstützt werden. Zusammenfassend hält das Anforderungsprofil fest, welche Qualifikationen und Kompetenzen die angestellte Person für ihre Funktion mitbringen sollte.
Die «Befugnisse» (Bst. e) umfassen die Rechte und Vollmachten, die der angestellten Person im Rahmen der übertragenen Funktion zustehen, um zu handeln, Entscheidungen zu treffen und verbindliche Anweisungen zu erteilen. Darunter fallen bspw. die Entscheidungs- und Handlungsmacht einer Führungskraft. Die «Verantwortlichkeiten» (Bst. e) hingegen definieren, wofür die Funktion in ihrem Wirkungskreis haftet und welchen Aufgabenbereich sie abdecken muss. Beispiele: Umsetzung bestimmter Projekte, Gewährleistung der Einhaltung von Qualitätsstandards, Verantwortung für das Arbeitsergebnis. Sie legen fest, für welche Ziele, Prozesse oder Ergebnisse die Funktion rechenschaftspflichtig ist. Mit der «Anzahl der unterstellten Mitarbeitenden» (Bst. f) ist das Führungsspektrum bzw. die Führungsspanne gemeint. Darunter sind alle in der Hierarchie unterstellten Personen gemeint.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jede Funktion eine Stellenbeschreibung zu erstellen. Die Stellenbeschreibung gilt als verbindliche Arbeitsanweisung des Arbeitgebers und bildet gleichzeitig die Grundlage für die Einreihung der Funktion (Art. 20). Der Inhalt der Stellenbeschreibung sollte angepasst werden, wenn er massgebende Änderungen in der Praxis erfährt. Eine Anpassung kann Auswirkungen auf die Einreihung haben.